如今，从中央到地方要求“简会”。个人理解，其主要目的是减掉繁文缛节，避免走过场和秀形式，召开有实质意义的会。具体来讲，应当从数量上减少、从规模上控制、从议程上压缩、从文稿上精炼、从布置上就简，最终是要减数量、减规模、减时长、减水份、减环境，要突显实效和质量。

作为各级党委办公室，办会应倡导“党办精神”，发扬“严细深实”的作风，不断提高党委办公室会议服务的制度化、规范化、精细化水平。其关键要把握好三点：一是制定方案，二是统筹实施，三是关注细节。

一、制定方案，是筹办会议最为重要的首环

筹办一场会议，需要考虑的事项都应列入会议方案，以供领导审定。

一份完整的会议方案，应当具备以下要素：即会议名称、会议时间、会议地点、会议议程、主持人、参会人员、主席台就座领导建议名单、需印发材料、会务分工等等。其中，会务分工必须明确牵头部门、承办部门和协助部门，将各单位职责逐一细化，内部分工应明确到人。会议方案中所涉及的某些要素内容，若暂时不能确定的或者可能出现几种情况，应将几种情形的安排做成几种方案，供领导参考选择。此外，会议通知、会议座次预安排等，应作为会议方案的附件一同送审，或随后报审。

区委系列的会议方案，送区委领导审定；区政府系列的会议方案，送区政府领导审定，有必要的情况下送区委领导审定；以区委、区政府名义召开的全区性重要会议方案，同步送区委、区政府领导审定。

二、统筹实施，是筹办会议成败与否的前提

方案制定后，应当按照方案涉及内容和分工，加强对接沟通，组织严密实施。

牵头部门，是整个会务工作的组织者、统筹者，负责分解任务、督查进度、检查结果、统揽现场、适时补台。应当早谋划、早介入、早准备，优化办会程序，强化责任分工，严把会务工作的各个环节，确保每个环节有人抓、有人落实，不脱节。要过深过细，检查到位，尤其是重要会议，要确保细致周密，井然有序，尽最大可能做到万无一失。

承办部门，是会务工作具体事项的实施者、推进者，负责起草会议方案、会议通知、领导讲话、主持词、座次表等文稿，布置会议室，落实会标、话筒、茶水、卫生、签到、记录、记者等事项。

配合部门，是会务工作的协助者，负责配合做好通知、服务等相关工作。

在组织实施会议方案的过程中，牵头部门、承办部门和配合部门之间，一方面三者都应当各司其职，按会议方案和进度要求推进，发现问题及时沟通、商议解决，把工作做实、做细，另一方面彼此应当分工不分家，发现缺漏及时衔接、查漏补缺，实现三者之间“沟通无障碍，衔接零缝隙”。这一点非常重要，是整个会议筹办成败的前提。

三、关注细节，是决定会议筹办是否圆满的关键

会务工作事无巨细，事事皆重要，事事皆关乎圆满。细节工作的考虑与处理，必须贯穿于会议筹办的全过程。具体来讲，要做到“三多”：

一是通知多方位，无遗漏。对于全区性重要会议，应根据会议内容，核实应参会人员是否全覆盖，并利用党政网、网络办公平台、党政办公室电话、手机短信等平台同步通知；需请县级领导参加的重要会议，最好在通知县级领导所在单位办公室的同时，将会议主题、时间和地点等基本信息，编成手机短信发送至县级领导手机，起到提醒便查的作用。对于请假名单和临时变化的参会情况，牵头部门与承办部门之间，领导与工作人员之间，应当及时通气，确保信息对称。

二是材料多检查，早沟通。相关部门在起草领导讲话稿时，需注意与会议方案紧密对接，尤其是多位领导讲话的，要注意各自侧重点，并及时与统筹会议和材料的同志沟通；发现会议安排与材料内容相冲突的地方，要及时协调处理。

三是会务多联动，做周全。牵头部门对于会务筹备的各项工作应做到“两清楚，两明确”，即事项清楚、进度清楚，分工明确、时限明确。要充分发挥承办部门和协办部门的联动作用，做到会前充分准备、把好关，会中部署明确、谋共识，会后加强督导、抓落实。

此外，规范办会还需把握两点：能以文件、电话形式部署工作的，不再召开会议；必须召开的会议，将工作内容相同或相近、参会人员相同或交叉的多个会议进行套开、分段开、精简开，从而真正实现“简会”。

(作者为大安区接待服务中心副主任)