去年底，省委办公厅、省政府办公厅印发了《关于做好“双套制”移交与接收工作的通知》，市档案局印发了《自贡市档案“双套制”移交与接收工作任务清单》；今年初，市档案局、档案馆又印发了《关于做好档案“双套制”移交与接收工作的通知》。那大安区应如何有效推进档案“双套制”管理工作呢？

一、对档案“双套制”管理的认识

（一）什么是档案“双套制”？20世纪80年代末，随着现代化办公模式的兴起，档案学界开始对“双套制”管理模式进行了讨论。90年代后，现代化办公模式得到进一步发展和普及，缩微技术得到广泛应用，产生了大量电子档案、胶质缩微品档案，这就出现了同一内容存在两种不同载体的档案文件是否都要同时保存的问题，这也就是近年来档案学界不断讨论的档案“双套制”管理问题。在我们国家，档案“双套制”管理的内涵为：对同一份文件通过电子和纸质形式加以鉴定、整理、保存和归档，并使两种版本的档案同处于存储和可利用状态的做法。

（二）为什么要推进档案“双套制”？档案“双套制”在世界各国都不同程度地存在，主要原因在于：纸质档案具有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但其信息容量小、占据空间大、管理检索不便的弱点，使其难以适应不断进步发展的现代化信息社会；电子档案具有体积小、信息量大、检索迅捷等优势，但其文字无个人字迹特征、无文件形成过程中的稿本特征，信息的易更改性及其可转载性引发出电子文件变异失真乃至全部损毁的风险，“消灭”了人们一向珍视的“原件”的概念，削弱了档案的原始性和证据价值，也严重影响了档案的凭证作用，这使得电子档案不具有完全的档案价值。纸质文件与电子文件各具优劣，从目前情况来看，惟有实行“双套制”归档，才能避各自所短来满足档案的凭证性需求，同时又便于方便快捷地提供利用，最大限度地服务于不同需求。所以，现阶段纸质文件和电子文件将会长期并存，从档案实体属性的角度出发采用档案“双套制”管理模式，对推进我区档案现代化管理具有重要的现实意义。

二、对推进档案“双套制”管理的思考

市档案局印发的《自贡市档案“双套制”移交与接收工作任务清单》，明确了档案“双套制”管理有诸多工作要做。结合大安实际，我认为应重点做好以下六个方面的工作。

（一）明确“双套制”归档的范围。在信息数字化条件下档案双套制存在的必要性毋庸置疑，但要在短时间内将对数量规模庞大的文本型档案信息全部数字化，这只是一种理想状态，这在时间、资金和技术上实现都有非常大的难度。因此，在推进档案“双套制”管理过程中，合理划分“双套制”的归档范围显得尤为重要。就目前而言，省市档案部门的要求是：自2020年起，各单位需移交进档案馆的档案实行“双套制”移交。根据国家档案局9号令第七条“省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和30年以上（含30年）的档案”和《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条“属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关县级国家档案馆移交”的规定，各单位形成满10年期的保管期限为长期永久类的档案需要向区档案馆进行移交，对这部分移交进馆的档案需要同时进行数字化。

（二）切实做好纸质档案的收集整理。根据《中华人民共和国档案法实施办法》第十二条“应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档”的相关规定，我区要求各单位上年度的档案整理工作一般应于次年的3月底以前完成。每年各相关单位都应按照国家档案局8号令、《归档文件整理规则》收集、整理纸质档案；按照《建设项目档案管理规范》《科技档案案卷构成的一般要求》收集、整理科技档案；按照《会计档案管理办法》收集、整理会计档案；按照《照片档案管理规范》收集、整理照片档案；按照按有关规定收集、整理其他门类档案等。

（三）完成纸质文件和电子文件的相互转换。纸质文件和电子文件的相互转换包含两层含义：一是将纸质档案的各级目录乃至全文最终实现电子化。各单位应以实际情况为基础，按照《纸质档案数字化规范》《档案著录规则》《档案服务外包工作规范》《档案数字化外包安全管理规定》《档案保管外包服务管理规范》把重要档案和长期永久类的纸质档案分阶段、有规划、有重点地转换为电子形式。二是将长期永久类的电子档案纸质化。《电子文件归档与电子档案管理规范》明确规定对具有长期或永久保存价值的电子文件归档时，应将相应的纸质文件或缩微品一同归档。

（四）加强档案室和电子档案接收平台建设。各单位应按照国家档案局13号令配备配齐档案室档案柜（架）等设施设备；具备条件的机关、企（事）业单位可按照《数字档案室建设指南》《企业数字档案馆（室）建设指南》开展满足档案“双套制”工作需要的数字档案室软、硬件建设。区档案馆要按照《数字档案馆建设指南》《电子信息系统机房设计规范》《档案馆建筑设计规范》《四川省国家档案馆管理办法》推进档案信息化平台建设，建设数字档案馆综合管理系统以及数字档案馆中心数据机房（含机房软硬件），构建包括物理隔离、应用防火墙及身份认证等安全技术的档案“双套制”管理需要的网络基础环境，形成安全、高效、可利用的数字档案资源，以满足档案“双套制”接收工作的需要和档案移交后日常查档利用需要。

（五）实施档案“双套制”移交与接收。相关移交单位把需向区档案馆移交的档案收集整理好并完成数字化工作后，向区档案馆提出进行质量验收的申请。区档案馆按照《中华人民共和国档案法实施办法》《电子档案移交与接收办法》《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》等规范标准，制定档案“双套制”接收进馆验收工作流程和基础技术规范，结合大安辖区各单位档案工作的实际制定档案“双套制”分批接收方案，对移交单位到期移交档案分期分批组织质量验收。移交单位和区档案馆要坚持“应收尽收、应归尽归、应交尽交”原则，推进档案“双套制”移交接收工作有序推进。同时，区档案馆应牵头组织开展移交档案的鉴定划控工作，编制开放文件目录和控制使用文件目录，做好民生档案开放和档案公开有关工作，确保公开的档案信息不涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密、个人隐私及其他敏感信息。

（六）提高档案工作者从业素质。档案“双套制”管理要求档案工作者必须具备良好的思想品质、端正的工作态度、积极的专业精神以及较强的工作能力。在提高档案工作者素质方面，可以采取以下措施：一是转变管理理念。档案管理者要转变传统档案管理观念，主动适应新形势、适应档案数字化这一新兴事物带来的变化，并以此为契机实现档案管理由传统向现代化的转变。二是强化指导培训。档案部门要重视专业人员、兼职人员及其相关人员的业务指导与培训，使其努力掌握现代化办公的基本知识，具备信息管理技能，能熟练运用计算机及其他信息设备设施。三是增强主观能动性。档案工作人员要主动加快知识更新，在实际工作中积极探索电子文件的归档程序、内容、管理方法的补充与完善，切实保障归档数字化的真实性、完整性、有效性，有力推进档案“双套制”管理的安全性、便捷性、高效性。

（作者: 区委党史研究室主任、区档案局局长）