法院档案是司法公正的见证，具有件数多、责任重、风险大的特点。如果疏忽对档案的管理，既是对社会和当事人的严重不负责任，也是对法院自身不负责任，会给法院发展带来一系列的风险。因此，其重要性不言而喻，法院应加强档案管理。

一、法院档案的分类

管理档案首选要对档案进行分类管理，那按时不同要求，档案分为不同的种类。

按照保管期限来划分，法院档案分为短期、中长期、长期、永久；按照档案性质来划分，法院档案分为行政类、财务类、诉讼文书类档案；根据档案的载体不同分为电子档案和纸质档案、音像资料档案。

法院一般更注重诉讼档案的管理，因为它是法律档案管理的重点。

二、当前法院档案管理工作的特点

（一）归档不规范、不及时

法院的诉讼档案, 特别是第一审案件形成的诉讼文书材料, 大部分都是第一手的, 而且往往只有一份, 如阅卷、调查讯问、审判、证人证言、合议、宣判笔录等都是手抄孤本, 特别是调查讯问笔录、证人证言更是不可替代的, 否则, 就不能具有法律效力。因此, 诉讼档案如果管理不善, 发生丢失或损毁, 就会给一个案件的审判工作和以后的利用工作造成无法弥补的损失。根据《人民法院诉讼文书立卷归档办法》的有关规定，案件结案后3个月内由审判庭内勤或承办书记员编写归档清册向档案管理部门移交归档。接收人要逐卷检查验收。卷宗质量不符合本办法要求的，应退回立卷单位重新整理。基层法院有些业务庭在每年移交诉讼档案时，不仅会有上一年度的卷宗，甚至前一年，前两年的档案也会被一起移交，这就说明在当年的年度里，档案卷宗没有被及时地收集和归档，这样不仅耽误了工作的利用，也增加了档案管理员的工作难度。而且归档的案卷资料不规范，没有严格按照管理办法来收集、装卷、归档，使诉讼档案的自身价值受到影响。

（二）法院档案利用频繁, 具有很强的派生性

法院保管的诉讼档案专业性强，使用频繁。特别是国家公安、安全机关在打击犯罪、维护社会治安和国家安全的工作中，经常查阅有关的刑事诉讼档案，以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。申诉、抗诉案件又依靠诉讼档案进行复查、改判、撤销、平反，都会形成相应的新的有关某案件的诉讼档案。另外,根据现行的劳动改造法律法规, 对已经投入劳改的犯人, 遵守监规, 劳改积极, 确有悔改表现的, 要依法给予减刑；对不遵守监规, 抗拒改造或重新犯罪的, 要依法给予加刑, 这也会形成该案犯新的诉讼档案。由于历史的原因, 目前各级人民法院根据实事求是, 有错必纠的方针和对历史负责的态度, 做了大量的复查、改判工作, 对诉讼档案利用十分频繁,“老案”派生出新卷现象非常普遍。

（三）保管期限长、数量多

随着法制建设的不断推进，诉讼档案数量不断增多，一直居全国各个系统之首；并且根据《人民法院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。

（四）纸质档案与电子档案并存

随着全国法院审判信息管理系统的启用，各地基层法院不同程度地将案件信息（1-5年不等）录入电脑，事实上，形成了电子档案与纸质档案并存的局面。

（五）机密性较强

法院审理的案件, 如涉及个人隐私的强奸、猥亵妇女儿童罪等案件和涉及国家机密的案件, 刑事诉讼法规定是不得公开审理的。在审理这些案件中形成的诉讼档案当然具有较强的机密性。就是可以公开审理的案件, 绝大多数材料也是机密的。如调查取证材料、审讯笔录、证人证言、审判合议庭讨论案件记录、审判委员会讨论案件记录, 有的案子还有为案件侦破提供的线人线索证据或者经过司法技术鉴定的鉴定意见，不得向外泄露, 如果这些材料的内容泄露出去,会给法院的审判工作带来很大的困难,甚至会给国家、他人造成无可挽回的损失。诉讼档案的机密性比起行政管理档案和其他专业档案相对较强,几乎是每个案件诉讼档案中的绝大多数材料都是不能公开的,能知范围很小。所以, 《人民法院诉讼档案管理办法》对诉讼档案的调借和查阅作了严格的规定,以确保国家机密的安全。

三、法院档案存在的问题

随着我国法制建设的深入，人们法律意识的提高，申诉、再审案件的数量迅速上升，档案的使用量也急剧增加，而在借阅档案过程中凸现的问题也越来越多，为了更好的发挥档案信息资源作用，基层法院档案部门必须面对现实，积极寻求有效的解决途径，加强档案现代化管理，推进“便民诉讼”。

（一）对电子档案信息化建设不够重视。由于我国普法教育的深入以及《诉讼费用交纳标准》的颁布实施，人民群众运用法律武器保护自己的合法权益的意识不断增强，到法院诉讼的成本和门槛也大大降低，直接导致诉至法院的案件数量大幅度上升，档案数量也随之急速增长，可是各级人民法院却并没有引起足够的重视，虽然基层法院档案管理中基本已配置了计算机等设备，但因受人员素质的限制，库存纸质档案数字化处理工作进展缓慢，有些基层法院档案管理工作计算机的使用率均不高，有些基层法院只重视纸质档案而不重视电字档案，档案索引都是最原始的手翻本，没有电子档案索引，给档案查询带来诸多不便。即使把案件内容及时准确的录入到了电脑中，既不备份也不存档，一旦电脑出现故障、网络出现问题，很容易损毁、丢失，造成不可挽回的损失。

（二）档案管理人员法治意识淡薄，素质不高。如前所述，法院诉讼档案是一种专业性十分强的档案，可是档案专业毕业的人员很少，专业技术人员比例不高，整体素质低，工作适应性不高，很难适应档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用，对进一步研究和探索档案管理工作，促进档案管理工作发展有一定的局限性，目前在职的档案管理人员往往工作不积极主动，工作效率低，档案意识淡薄，认为档案归属于个人行为，应该由相关的部门自行保管，这种错误思想的存在，使那些珍贵的资料没有能及时归档管理，或是损毁，或是散落在各部门和个人手中，导致档案管理的保密性和真实性存在巨大的缺陷。

（三）档案管理规定落后，缺乏制度化。现在实施的《人民法院档案管理办法》是最高人民法院于1991年制定的，随着社会经济的高速发展，该管理办法与审判工作实际已不相适应，对档案的收集、整理都缺乏相应的制度参照，导致档案的材料漏失、遗失现象严重。

三、推进基层法院档案管理进程的应对措施

（一）加强业务指导，严格保密制度。为了搞好档案的业务建设和管理能力，提高档案人员的业务素质，各基层法院的档案人员能够相互学习、参观、取长补短、交流经验。同时，按照院里的安排和部署，组织档案人员参加地方档案局的培训，了解档案管理工作的新信息和管理手段控制借阅范围。同时要将档案管理工作列入年度综合目标绩效考核制度，趁机借势引起主要领导的重视，再者引进人才，招聘一批具有专业知识的档案专业毕业生或引进一批专业技术人员到档案队伍中来，从整体上提高档案人员专业素质，坚持档案工作的改革创新，积极探索运用现代科学技术手段开展档案工作的新方法，不断提高档案工作实效，保证档案工作的可持续发展。

（二）重视纸质档案管理的同时加强电子档案的备份和管理。电子档案和纸质档案共存已经有目共睹，但是电子档案相对来说更稳定、更方便、更节约空间，更有利于长期保存和提供利用，为此应该建立两套制管理，更好的方便档案的合理使用，在传统纸质档案的基础上，还应加强电子档案的录入、备份和保存。当前法院已实现案件同步录入电脑，电子档案的管理尤其重要，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管设施和环境，温度应保持在17℃-20℃之间，相对湿度保持在35%-40% 之间，还要有防磁设施等等。　　

（三）加强制度建设，实现长效管理。加强制度建设，规范档案管理，是科学管理档案工作的保证。一要规范工作规程，依据《档案法》《人民法院诉讼档案管理办法》等要求，严格制定归档、保管、鉴定、借阅等各项操作规范工作规程；二是要实行严格报结案审查制度，每月报结案的同时应将案卷材料整理装订后送审判监督庭审查；三要确定归档限期制度，严格办理诉讼案卷移交手续，编制归档目录，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范；四是要实行借卷登记审批制度，制定一套借阅、查阅档案规定，严格诉讼档案的管理，对所借档案由专人负责及时将借档人姓名、单位、时间、件数等信息输入数据库；五要规范通报制度，不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况在法院公示栏进行全院通报。