一、建设工程档案管理的重要性

工程档案是记载工程建设活动全过程的重要文件，是工程建设及竣工验收的必要条件，是对工程进行检查维护、管理使用、改建和扩建的原始依据。随着社会的不断发展，工程建设的投入逐步加大，对建设工程的质量、进度等各个方面要求也更加严格、更为规范。特别是建设项目工程一般都具有隐蔽的分项分部工程，对工程的质量检查就要通过建设工程资料来体现。国家建设部明确指出：任何一项建设工程完工，如果技术资料不符合规定的标准，可以判定该工程不合格，对工程质量具有否决权。

二、建设工程档案管理的内容

建设工程档案管理是一项系统工程，要保证档案的质量就必须充分发挥管理部门的职能作用，不断提高管理者的能力水平。

首先要明确相应的管理机构。在自贡东北部新城管委会不仅常设有专门的工程档案管理部门和相应的管理人员，而且针对特定的工程，如北环路景观工程、燎北路建设工程等不同的工程项目都建立了相应的工程管理档案组，实行定员、定岗、定责制度。

其次，管委会还安排人员到区档案馆、市城建档案馆等专业的档案管理机构学习档案管理方面的知识，到市规划设计院档案室学习档案管理的方法，到皮革城、家私城等项目部现场学习管理技能，不断提高了档案管理者的水平能力。

单就建设工程档案资料的收集而言，通常分为五部分。一是前期准备工作的资料，主要包括建设依据及有关批复、土地手续、招投标文件。二是施工资料，包括施工组织、原材料检测、水电气消防等资料。三是监理资料，分为管理文件、质量控制文件和其他资料。四是预决算和审计资料，含支付凭证及报表。五是竣工验收资料。

针对不同的建设工程项目，管理方式也略有差异。例如：排洪工程，由于工程量较少，我们采取盯紧施工方资料员的办法；地下人行通道工程由于工程复杂，要求每周监理例会的报告不能过夜；北环路景观工程则实行施工、监理、工作组等分别负责，各类资料、验收单据、会议记录必须按照“三同步”的要求完成。强化工程管理，做到统一认识、分工明确、相互配合、步调一致，是确保资料连贯、不重不漏的重要原则。要加强对建设工程档案的检查指导，重点是：资料的分类情况；文档及表格的规范采用；已验收、已签证的资料区分；档案资料的完整情况；已完成工程的资料是否与实际相符，是否能够相互映证等情况。

建设工程档案管理中还要必须注意：1．质保资料有无缺项、漏失。２．监理通知单必须有一一对应的施工回复。３．每页资料中的日期签署和专业签章不能缺失。４．各种表格中的数据要真实有据、文字表述不得有歧义。５．检验批次和检查部位要与实际一致，不得张冠李戴。６．不能随意使用信签纸、便签纸等，也不能使用过期、废止的制式表格填写工程内容。７．工程档案资料必须随工程进度同步实时更新，决不能允许完工时再手忙脚乱的拼凑臆造，形成漏洞百出、严重失实的不良后果。在这一管理过程中，无论是业主（业主代表）还是总监、施工单位负责人都要充分发挥其审核监督的作用。

档案管理做到真实、准确和适时同步，还要力求做到完整性，否则就不能全面、系统的反映过程情况。完整的工程档案需要我们注意两个方面：一是原始资料必须完整。不仅是工程原始地形地貌的收集归档，还包括各类申报、审签依据等资料齐全。二是完整的档案资料不仅包括施工技术资料，还包括实验资料和质检资料。不仅包括施工档案，还包括监理、设计、地勘、以及建设单位立项、行政单位审批、进度款支付等各项档案资料。

做好了档案的收集整理，完善移交清点手续后，还需要做好归档保管。我们不仅要严格依照相关规定做好组卷分类工作，还要建立专门的目录台账进行管理。目前，我们不仅有相对健全的卷宗目录和备案表，还统一录入电脑中，方便及时查阅使用。对工程中收集归档的各种影像资料、施工过程隐蔽验收电子版资料、照片、验收会议情况和各种检测实测照片也统一收集归档、打包存储、并编入电脑目录。

我们还针对工程档案多、资料复杂等实际情况设立专门的资料室、档案柜。不仅有健全的资料保管制度、资料借阅制度还有防潮、防尘、防鼠等一系列管理措施，保证了工程档案的安全性和完整性。

三、如何抓好建设工程档案管理

在工程建设初期，就要高度重视档案资料管理工作，纠正“重建设，轻档案”的老思想，要求项目人员都具备较强的档案意识，增强做好工程档案的自觉性、使命感和责任心。

在实际工程应用中，更需要从管理体制、责任、部门、验收办法等方面加大资料收集、整理、组卷、验收、归档等环节的投入力度。把建设工程档案管理作为项目管理的重要组成部分，为提升档案的利用价值奠定坚实基础。通过加强过程的控制和管理，努力形成参建各方主动参与、齐抓共管的良好环境，从而达到“真实、完整、准确”三同步的要求。

要通过“嘴勤、手勤、腿勤”的良好工作作风及时了解、掌控工程情况，勤到工地现场查看，力求资料与施工同步进行，真实记载工程建设全过程。用踏实、勤奋、认真以及科学的态度搞好建设工程的档案管理。对建设工程档案中的项目前期管理文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件，以及重要合同协议一定不能放过。

首先在态度上思想上要有能动性，其次还必须具备一定的专业知识，这是由于建设工程档案管理工作本身是一项复合型的工作所决定的。为此，从事这项工作的人员必须提高以下几方面的业务能力：１．熟悉档案工作，以及建设工程档案的内容及范围等业务知识。２．了解相关法规、政策，特别是《建设工程文件档案整理规范GB/T50328—2001》《科技档案案卷构成要求GB/T11822-2000》等国家规范。此外《建筑法》《城乡规划法》《招标法》《建筑工程质量管理条例》等也要重点掌握。３．能读懂施工图及施工组织设计方案，能正确理解各类施工记录、工程技术资料表格。４．熟悉建设工程中的各类报表、通知、纪要等的公文写作。

（作者：自贡东北部新城管委会开发建设部副部长）